«Календарь намного эффективнее списка дел» 

Блогер и предприниматель Шинивас Рао написал в своем блоге на Medium заметку о том, почему переход от to-do-списков на календари приводит к росту продуктивности.

«Прочитав десятки книг, пообщавшись с сотнями людей, которые отличаются продуктивностью и успехом, я обнаружил, что есть только один общий паттерн — все они не полагаются на списки дел. Они полагаются на календари», — пишет Рао. 

Блогер приводит в пример типичные задачи, которые сопровождают жизнь каждого человека: дедлайны от преподавателя, время, которое до точки назначения в Google Maps, длительность ремонта машины. «Если вы поймете, какую роль время играет в вашей жизни, вы поймете, почему нужно фокусироваться на времени, а не задачах», — заключает Рао. 

• Планирование с календарём 

Идея того, что календарь может изменить поведение может казаться надуманной, пишет автор: «Но это именно то, что сделала команда Timeful, когда основала свою компанию — вскоре их купил Google и интегрировал решения проекта в собственный календарь». 

Представьте, что у вас есть календарь. И представьте, что есть вещи, которые могут быть представлены в календаре, а какие-то нет. Обычно в календарь заносят встречи с людьми. Вещи, которые не занесены в календарь, занимают у вас 30 или 100 часов. Спорт или медитация. Или когда вы звоните своей маме. Что происходит затем: вещи, которые вы с легкостью заносите в календарь, выполняются, а дела, которые не занесены — не выполняются. Таким образом ваша жизнь наполняется вещами, которые не связаны с вашей повесткой дня. — Ден Ариэли, основатель Timeful 

По словам Рао, он попробовал следовать совету Ариэли и внёс в свой календарь задачи, которые собирался сделать. Это сделало выполнение работы более последовательным, и, кроме того, он не пропустил ни одной задачи, занесенной в календарь. 

• Календарь для задач и напоминаний 

Основное отличие от списка дел в том, что календарь в первую очередь учитывает время: приходится работать в рамках ограничений — 24 часа в день. Кроме того, ограничение во времени заставляет каждый раз принимать решения о том, какая задача приоритетнее. 

«Напоминания отлично работают для небольших задач — например, для оплаты счета или отправки email. Что удобно в календаре — так это то, что задача будет показываться в календаре до тех пор, пока вы её не удалите». 

• Календарь для постановки целей 

Рао рекомендует использовать функцию «Цели» в календаре Google. Функция позволяет распределить во времени такие длительные задачи, как спорт, чтение или написание книги. 

Создавая цель, вы можете указать, сколько времени в неделю вы готовы на нее тратить. Google Календарь автоматически подберет время для работы над целью. Если выбранное время наложится на другое мероприятие, занятие будет перенесено на другой день. Постепенно система Google Календаря научится подбирать оптимальное время для работы над целями с учетом ваших предпочтений. — из описания «Целей» в «Google Календарь» 

• Календарь для проведения встреч 

Большинство сервисов для календарей позволяют предоставлять доступ к ним другим пользователям. Таким образом, пишет Рао, ему не приходится вести долгие переписки для согласования времени встречи — достаточно показать календарь и собеседник самостоятельно выберет подходящее